E-mail, sistema eletrônico de pedidos e, mais recentemente, notas fiscais eletrônicas se tornaram essenciais para a existência de qualquer negócio. Estas ferramentas tem potencial para acelerar processos e reduzir custos, mas as operações da empresa devem otimizar o uso destes documentos eletrônicos. Ao invés de adaptar os processos analógicos, empresas devem desenvolver novos processos que se aliem à tecnologia para tornar as operações mais velozes e precisas.

A nova legislação requer que todas as empresas utilisem notas fiscais eletrônicas (NFEs). Empresas tem duas opções:

• Pró-ativa: criar processos completamente novos para otimizar o uso da tecnologia, agilizando os processos e reduzindo o uso de papel.
• Reativa: atender à legislação criando um novo processo que cadastra as notas fiscais no sistema eletrônico sem alterar os processos analógicos existentes.

Empresas reativas vem notas fiscais eletronicas como um problema e criam  processos adicionais para se adequar à lei. Neste caso, as mudanças trazem lentidão e erros causados pelo grande número de processos tornam o sistema cada vez mais complexo. Em empresas reativas, novas tecnologias deixam de criar valor e causam stress.

Empresas pró-ativas, no entanto, encontram oportunidades no uso obrigatório de NFEs. Embora a aquisição de novo software seja cara, os novos processos desenvolvidos para otimizar o uso de tecnologia aceleram o processo. Pedidos e NFs eletrônicas substituem versões impressas e geram benefícios como:

• Documentos disponíveis para todos os interessados em qualquer tempo.
• Assinaturas digitais substituem assinaturas físicas, agilizando o processo.
• Todas as mudanças nos pedidos e notas fiscais são comunicadas imediatamente.
• Redução de documentos impressos gera economias.

Estes benefícios realçam a competitividade da empresa pró-ativa. Prazos de entrega são reduzidos, solicitações de clientes atendidas com mais precisão e economias de papel e espaço de arquivo morto reduzem custos operacionais. A tecnologia é aliada à eficiência, mas ela deve ser usada com planejamento para que a empresa usufrua de todos os seus benefícios.

A responsabilidade ambiental vai além da legislação. Apesar de ser compreendida por muitos como um mal necessário para operar dentro da lei,  moderação no uso dos recursos naturais traz resultados. Um erro comum é assumir que qualquer medida que preserve os recursos naturais drena recursos da organização. A realidade é que a conscientização ambiental traz eficiência e pode gerar resultados. A cuidadosa utilização dos recursos naturais reduz custos tanto para a empresa quanto para a sociedade.

Como podemos reduzir custos e preservar o meio-ambiente? A resposta óbvia é a adoção de um sistema completo de gestão ambiental como a ISO (International Organization for Standardization) 14000. A ISO 14000 tem como funções:

• Identificar e controlar os impactos ambientais das atividades, produtos e serviços da empresa;
• Melhorar continuamente a performance ambiental da empresa;
• Implementar um método sistemático para criar objetivos e metas ambientais, para atingi-los e para demonstrar que os objetivos foram atingidos.

Para mais informações sobre a ISO 14000, visite www.iso.org . Para aqueles que não estão prontos para adotar um sitema completo como a ISO 14000, vamos disponibilizar dicas e sugestões no próximo post.

A importância de uma alimentação saudável para uma boa qualidade de vida é indiscutível. Pesquisas na área da nutrição tem ganho espaço nobre em revistas, programas de televisão e na cabeça das pessoas. Somos lembrados constantemente que uma alimentação balanceada nos dá mais energia, propicia motivação e aumenta a nossa produtividade. Estou curioso, no entanto, para ver uma pesquisa que estude os efeitos de uma melhora na alimentação dos colaboradores de uma empresa tem na lucratividade da mesma.

Embora não tenhamos acesso à pesquisas específicas, algumas conclusões podem ser derivadas das pesquisas genéricas. Por exemplo, uma alimentação balanceada pode aumentar os nossos níveis de energia,  contribuindo para o nosso ritmo de trabalho. Refeições menores e mais frequentes, por outro lado, diminuem o cansaço após as refeições, aumentando os nossos níveis de atenção e prevenindo erros. Muitos dos benefícios de uma alimentação saudável nos propiciam ganhos tanto na vida pessoal quanto profissional.

Qual o papel das empresas neste contexto? É o de educar e disponibilizar recursos para uma alimentação mais saudável. O investimento na saúde dos colaboradores traz resultados positivos para a empresa, para os colaboradores e até mesmo para a sociedade como um todo. Colaboradores saudáveis geram mais resultados. Eles gostam mais do que fazem e ensinam outros a fazer o mesmo.

Algumas recomendações para começar um movimento na direção certa:

- Contrate um nutricionista com experiência e eduque seus colaboradores. Este é um investimento importante que traz resultados tanto para colaboradores no chão de fábrica quanto para executivos.

- Certifique-se que as refeições disponibilizadas pela empresa suprem as necessidades dos diferentes colaboradores. É importante que existam opções para que todos se alimentem corretamente (ex. colaboradores vegetarianos não devem ser ignorados – alface e tomate não são o suficiente.)

- Incentive que os colaboradores façam lanches frequentes. Não se alimentar por longos períodos, especialmente durante trabalhos manuais, causa perda de produtividade e alto risco de acidentes.

No próximo post vamos apresentar a importância de manter-se hidratado, fique ligado!